Ett ökat behov av struktur även i mindre kommuner
Små kommuner som exempelvis Västervik står ofta inför liknande utmaningar som storstäderna, men med betydligt mindre resurser. Oavsett om det gäller hantering av IT-incidenter, licenser, system, eller GDPR-relaterade händelser, krävs det struktur för att undvika ineffektivitet och säkerhetsrisker. Därför är det en god idé att titta på hur modeller som SACM, ofta implementerade av större bolag och organisationer, kan bli en möjliggörare även för mindre företag och organisationer.
Vad innebär SACM?
Service Asset and Configuration Management handlar i grunden om att hålla reda på vilka IT-tillgångar som finns, hur de är kopplade till varandra och hur de används. Det ger en överblick över hela IT-miljön, något som är avgörande när förändringar ska genomföras, incidenter hanteras eller när det är dags för revision. För små kommuner kan detta översättas till enklare men mer effektiva verktyg, som en uppdaterad registerstruktur med tydliga processer för hur nya system tas in och dokumentation av hur verksamhetens olika tjänster hänger samman.
Teknik som möjliggör självständighet och skalbarhet
Easit GO, ett nordiskt utvecklat service management-verktyg, visar hur denna typ av avancerad IT-styrning kan bli tillgänglig även för små och medelstora verksamheter. Med ett starkt regelverk i botten och möjlighet att anpassa insatsen efter egna behov erbjuds ett sätt att arbeta professionellt, men på egna villkor. För kommuner som Västervik innebär detta att IT-enheten själva kan skapa och underhålla processer kring till exempel incidenthantering, kontraktsuppföljning eller medarbetar-onboarding. Plattformens stöd för integrationer via moderna API:er gör det också möjligt att koppla samman flera system, vilket ger en helhetsbild utan att behöva ersätta befintliga lösningar.
Skala upp – men börja smått
Ett vanligt misstag när mindre verksamheter försöker införa storbolags-metodik är att man försöker ta in hela ramverket på en gång. Nyckeln till framgång är att börja i liten skala, exempelvis med att kartlägga kommunens mest kritiska IT-tjänster och tillhörande tillgångar. Detta kan därefter byggas stegvis, i takt med att verksamhetens behov och nytta av strukturen. Det är också viktigt att lyfta fram värdet av att själva kunna göra förändringar i systemet. Här erbjuder företag som Easit ett tydligt mervärde exempelvis genom att personal inom kommunen kan, efter grundutbildning, själva bygga processflöden och justera mallar. Det ger både kostnadskontroll och snabbhet i förändringsarbetet.
Bättre kontroll, bättre service
Vinsterna med ett strukturerat arbetssätt är många. Med SACM som grund kan IT-avdelningar i en mindre kommun snabbt få överblick över vilka system som finns, vilka som är på väg att avvecklas, och hur olika delar påverkar varandra. När exempelvis en driftstörning inträffar kan supportpersonalen omedelbart se vilka andra system som kan påverkas och därmed agera snabbare. Dessutom ger den här typen av struktur bättre förutsättningar för samverkan mellan olika förvaltningar. En tydlig servicekatalog och enhetlig ärendehantering skapar transparens, vilket i sin tur stärker både intern effektivitet och invånarservice.
Innovation i liten skala – med stor påverkan
Enligt den svenska regeringen har Sverige som ambition att vara en digitalt ledande nation. Att därför låta sig inspireras av storbolag inom IT-styrning kan vara en bra väg till framgång och tillväxt. Med rätt verktyg och en tydlig strategi kan även mindre kommuner stå starkt rustade inför framtidens digitala krav. Statskontoret menar även på att digitala investeringar ger ökad kvalitet i offentlig sektor. I en tid där resurserna är knappa men kraven höga, är det ofta de som arbetar smartast, inte mest, som lyckas bäst.