När socialförvaltningen fick tillgång till handlingarna i mitten av juni konstaterade de att det var ett komplicerat ärende. På grund av ett missförstånd mellan arkivet och socialförvaltningen hände ingenting i ärendet under sommaren.
I september kontaktades kvinnan som begärt ut handlingarna av den nyanställda arkivarien som lovade att återkomma om tre veckor.
Kvinnan blev åter kontaktad genom ett brev som berättade att handlingarna inte kunde lämnas ut, med hänvisning av sekretesslagen.
Kommunstyrelsen fattade också ett beslut i november att inte lämna ut handlingarna.
Kvinnan återkom i början av december med ytterligare en begäran om att få ut handlingarna, denna gång kompletterad med tre personers namnunderskrifter, att de samtyckte att handlingarna lämnades ut.
Arkivarien och socialchefen gjorde bedömningen att de namnunderskrifterna inte förändrade någonting i deras tidigare beslut.
Lång hanteringstid
JO anser att ett ställningstagande om en handling ska lämnas ut eller inte högst ska ta några dagar. Den som begärt ut handlingen ska också få information om möjligheten att begära myndighetsprövning av beslutet.
JO menar att handläggningstiden som varade från början av sommaren 2018 till kommunstyrelsens beslut den 19 november samma år, drygt fem månader, är för lång.
Kommunen har medgett att de brustit i sin hantering, den förklaring som lämnats kan dock inte ursäkta den bristfälliga hanteringen. Kommunstyrelsen förtjänar därför kritik för den långsamma hanteringen, skriver JO.